IA aplicada al expediente electrónico

El expediente electrónico está evolucionando. Ya no se trata únicamente de digitalizar y almacenar documentos, sino de automatizar su gestión, garantizar su trazabilidad y preservar la información a largo plazo**, cumpliendo al mismo tiempo con los requisitos normativos.

La Inteligencia Artificial abre nuevas posibilidades para clasificar y analizar documentos, enriquecer metadatos, automatizar procesos y acceder de forma más inteligente a la información.

El reto es integrar estas capacidades manteniendo la integridad, autenticidad y control sobre todo el ciclo de vida del expediente.

En esta serie de webinars, Jesús Ospina, Gerente General de Digifile, mostrará cómo avanzar hacia un expediente electrónico inteligente, conectando tecnologías y modelos como BPM, SGDEA, OAIS e IA.

A lo largo de las sesiones abordaremos tres grandes ejes:

AUTOMATIZACIÓN

Procesos y expedientes más eficientes mediante BPM e Inteligencia Artificial.

PRESERVACIÓN DIGITAL

Cómo garantizar el acceso, integridad y conservación de la información a largo plazo.

CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Cómo construir sistemas documentales confiables, trazables y verificables.

Una serie dirigida a profesionales de gestión documental, archivo, transformación digital, tecnología, procesos, compliance y administración electrónica que quieran conocer hacia dónde evoluciona la gestión del expediente electrónico..

Conozca los cuatro pilares DIGIFILE para implementar un SGDEA confiable y garantizar su continuidad hacia OAIS.

La implementación de un SGDEA no consiste solamente en instalar un repositorio documental o digitalizar archivos. Para gestionar expedientes electrónicos confiables, las organizaciones deben integrar los procesos que producen los documentos, garantizar sus características archivísticas, implementar requisitos funcionales verificables y asegurar su continuidad durante todo el ciclo de vida.

En este webinar presentaremos el Modelo DIGIFILE de Implementación Integral del SGDEA, basado en cuatro pilares:

Ventanilla Única de Procesos, para integrar canales, trámites, documentos y responsables. Documento Electrónico de Archivo DEA, para garantizar autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. Modelo de Requisitos MoReq, para incorporar controles funcionales y no funcionales dentro del SGDEA. Hoja de Ruta para la gestión de documentos en el marco de la automatización, para integrar la gestión documental desde el diseño de los procesos y sistemas institucionales.

También mostraremos cómo los expedientes que finalizan su etapa de gestión pueden transferirse hacia un entorno de preservación digital basado en el modelo OAIS —ISO 14721, conservando sus documentos, metadatos, contexto, estructura y evidencias.

Finalmente, explicaremos cómo DIGIFILE Governance 30301 permite gobernar todo el ciclo mediante riesgos, indicadores, auditorías y acciones de mejora continua.

En este webinar conocerá:

Cómo se relacionan procesos, documentos y expedientes electrónicos.

Los cuatro pilares DIGIFILE para implementar un SGDEA.

La diferencia entre gestión documental y preservación digital.

Cómo se realiza la continuidad desde el SGDEA hacia OAIS.

El papel de los paquetes SIP, AIP y DIP.

Cómo gobernar el ciclo de vida documental mediante riesgos, indicadores y evidencias.

Conozca cómo gestionar hoy los expedientes electrónicos y preservarlos para el futuro.

De la Ventanilla Única de Procesos a la conformación automática y controlada del expediente.

Descubra cómo integrar IA, BPM y SGDEA para clasificar documentos, activar procesos y conformar expedientes automáticamente.

Recibir documentos digitalmente no significa que el proceso esté automatizado.

En muchas organizaciones todavía es necesario revisar archivos manualmente, identificar el trámite, clasificar documentos, extraer datos, crear expedientes, validar soportes, asignar responsables y controlar información faltante.

La Ventanilla Única de Procesos de DIGIFILE amplía el concepto tradicional de ventanilla documental: no se limita a recibir y radicar. Identifica el asunto, activa el proceso correspondiente, organiza sus documentos y controla la gestión hasta su cierre.

En este webinar mostraremos cómo DIGIFILE IA puede clasificar documentos, extraer datos relevantes, detectar inconsistencias y apoyar la toma de decisiones.

A su vez, DIGIFILE BPM coordina las tareas, reglas, aprobaciones, alertas y excepciones, mientras DIGIFILE SGDEA conforma y mantiene el expediente electrónico con sus metadatos, tipos documentales, trazabilidad y controles archivísticos.

Este enfoque permite llevar a la práctica dos pilares fundamentales de la implementación del SGDEA:

La Ventanilla Única de Procesos.

La gestión documental integrada desde el diseño de la automatización.

Además, explicaremos cómo DIGIFILE Governance 30301 transforma la operación diaria en indicadores, riesgos, hallazgos y acciones de mejora.

En este webinar conocerá

Cómo recibir documentos desde web, correo, formularios y otros sistemas.

Cómo identificar automáticamente el proceso o trámite.

Cómo clasificar documentos y extraer información mediante IA.

Cómo crear y conformar expedientes electrónicos automáticamente.

Cómo controlar documentos obligatorios y faltantes.

Cómo gestionar tareas, devoluciones, aprobaciones y excepciones.

Cómo medir tiempos, reprocesos, niveles de servicio y riesgos operativos.

Cómo auditar las decisiones apoyadas por IA.

Descubra cómo pasar del documento digital al expediente electrónico inteligente.

DEA, requisitos funcionales y Hoja de Ruta del AGN aplicados a la operación documental.

Conozca cómo convertir requisitos archivísticos en funcionalidades, controles, evidencias y mejora continua.

Un SGDEA no debe limitarse a almacenar documentos. Debe garantizar que estos conserven su contexto, clasificación, integridad, trazabilidad y vínculo con las funciones y actividades que les dieron origen.

Para lograrlo, la organización necesita articular tres componentes esenciales:

La correcta conformación y gestión del Documento Electrónico de Archivo DEA, garantizando autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

La implementación y evaluación de los requisitos funcionales y no funcionales establecidos en el Modelo de Requisitos MoReq para el SGDEA.

La incorporación de la gestión documental dentro de los procesos y sistemas de información, siguiendo la Hoja de Ruta para la gestión de documentos en el marco de la automatización del Archivo General de la Nación.

En este webinar revisaremos cómo estos principios se convierten en operaciones concretas: clasificación documental, metadatos, expedientes, roles, permisos, auditoría, versiones, retención, transferencias y disposición final.

No abordaremos MoReq como una lista teórica de requisitos. Mostraremos cómo convertir cada exigencia relevante en una funcionalidad, un control y una evidencia verificable dentro de la plataforma DIGIFILE.

También presentaremos el aporte de DIGIFILE Governance 30301 para evaluar riesgos, conservar evidencias, realizar auditorías, gestionar hallazgos y mantener un proceso permanente de mejora del SGDEA.

En este webinar conocerá

La diferencia entre un archivo digital y un Documento Electrónico de Archivo.

Cómo garantizar autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

Cómo aplicar requisitos MoReq a expedientes y documentos.

Cómo gestionar clasificación, TRD, metadatos y vínculos archivísticos.

Cómo controlar accesos, versiones, eventos y modificaciones.

Cómo integrar gestión documental y automatización.

Cómo construir matrices de requisitos y evidencias.

Cómo gestionar riesgos, auditorías, hallazgos y planes de mejora.

Conozca cómo convertir los requisitos archivísticos en controles reales y verificables.

Detección de riesgos, formatos, integridad, obsolescencia y preservación a largo plazo

Conozca cómo combinar OAIS, inteligencia artificial y automatización para detectar riesgos, verificar la integridad y preservar documentos digitales a largo plazo.

Almacenar un documento digital no garantiza que continúe siendo accesible, íntegro e interpretable con el paso del tiempo.

Los formatos pueden volverse obsoletos, los archivos pueden alterarse, los metadatos resultar insuficientes y las tecnologías necesarias para consultar la información pueden desaparecer. En muchos casos, estos riesgos permanecen ocultos hasta que el documento ya no puede recuperarse o utilizarse adecuadamente.

En este webinar conocerá cómo aplicar inteligencia artificial al modelo OAIS ISO 14721 para identificar, analizar y priorizar riesgos de preservación digital.

Mostraremos cómo DIGIFILE OAIS administra objetos digitales, metadatos y paquetes de información SIP, AIP y DIP; verifica la integridad de los archivos y registra evidencias de las acciones de preservación.

También explicaremos cómo DIGIFILE IA puede apoyar:

La identificación y caracterización de formatos.

La detección de formatos desconocidos o en riesgo de obsolescencia.

El análisis de inconsistencias y anomalías. La clasificación de hallazgos.

La priorización de acciones de preservación.

La generación de alertas y recomendaciones.

Mediante DIGIFILE BPM, los riesgos detectados pueden convertirse en procesos controlados de verificación, migración, restauración, actualización de metadatos o generación de nuevas copias.

Finalmente, presentaremos cómo DIGIFILE Governance 30301 permite gobernar la preservación mediante indicadores, responsables, auditorías, planes de tratamiento y acciones de mejora continua.

La preservación digital inteligente no espera a que la información sea inaccesible: identifica los riesgos, prioriza las acciones y conserva evidencias de cada intervención.